מזכירת אגף הכספים - מספר מכרז 73/26

דרושה מזכירת אגף הכספים - מספר מכרז 73/26

עיקרי התפקיד:
אחריות על הניהול האדמיניסטרטיבי השוטף של אגף הכספים, מתן שירות פנים וחוץ ארגוני, ריכוז תהליכי הרכש וההצטיידות של הרשות.

פירוט תחומי האחריות:

1. ניהול משרד ואדמיניסטרציה

• ניהול יומן: תיאום פגישות מורכבות, ניהול לו"ז מנהל האגף ותיעוד פרוטוקולים של פגישות במידת הצורך.
• מענה טלפוני ושירות: ניתוב שיחות, מענה לפניות שירות וטיפול בבקשות עובדים המגיעות לאגף הכספים.
• ניהול ציוד משרדי: אחריות כוללת על מלאי הציוד המשרדי והמתכלה של כלל הרשות (הזמנות, חלוקה ומעקב תקציבי).

2. קשר מול ספקים וגורמי חוץ

• מוקד ידע לספקים: מתן מענה בנושאי תשלומים, סטטוס חשבוניות ובירורים מול מחלקת הנהלת חשבונות.
• שימור קשר: עבודה מול ספקים קיימים וחדשים, איסוף מסמכים נדרשים (ניהול ספרים, אישורי מס וכו').

3.   ריכוז ועדת רכש

• הכנה לוועדה: ריכוז דרישות רכש מהמחלקות השונות, איסוף והשוואת הצעות מחיר.
• ניהול שוטף: הכנת חומרים לחברי הועדה, כתיבת פרוטוקול הדיונים והפצת החלטות הועדה לביצוע.
• בקרה: מעקב אחר יישום החלטות הועדה מול מחלקת הרכש והספקים.

4.מערך הגבייה

• תגבור וסיוע למערך הגבייה בתחומי אכיפה ומענה טלפוני.

5. סיוע במטלות שונות לפי צרכי האגף.

 

דרישות התפקיד:

• 12 שנות לימוד לפחות ותעודת בגרות, יתרון לתואר ראשון בתחומי הכספים
• ניסיון קודם: ניסיון בתפקידים אדמיניסטרטיביים (יתרון משמעותי לניסיון בסביבה של כספים/גזברות).
• מיומנויות מחשב: שליטה מלאה ביישומי Officeדגש על Excel וOutlook
  היכרות עם מערכות ניהול פיננסי כגון: פריוריטי/סאפ/אוטומציה-יתרון.
• תכונות אישיות:
  • דיוק וירידה לפרטים
  • תודעת שירות גבוהה ייצוגיות וסבלנות.
  • יכולת עבודה עצמאית ותיעדוף משימות.
  • דיסקרטיות (טיפול בנושאים כספיים רגישים).

פרטים נוספים:

היקף משרה: 75%
30 שעות שבועיות, 5 ימי עבודה בשבוע.

לחצו כאן להגשת מועמדות 

 

*המודעה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
*קורות חיים אינם מהווים אישור להוכחת עמידה בתנאי הסף. הגשת מועמדות ללא תעודות
*זכותו של מועמד עם מוגבלות לקבל התאמות הנדרשות לו מחמת מוגבלותו בהליכי הקבלה לעבודה.
*עדיפות תינתן למועמד המשתייך לאוכלוסייה הזכאית לייצוג הולם שאינה מיוצגת כנדרש בקרב עובדי הרשות, אם המועמד הוא בעל כישורים דומים לכישוריהם של מועמדים אחרים.